Política de privacidad
Versión 1.1 · 22/10/2026
Esta política explica cómo aColor Software S.L. trata los datos personales de quienes visitan el sitio web acolor.es, solicitan información o una demo, se registran en la aplicación TomaTuFactura o la utilizan como usuarios de una empresa cliente. Se redacta conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y a la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
1. Responsable del tratamiento
- Identidad: aColor Software S.L. · NIF B72518962
- Domicilio: Passatge del Garrofer, 17, 08980 Sant Feliu de Llobregat, Barcelona, España
- Email para protección de datos: soporte@tomatufactura.com
2. Dos papeles distintos: responsable y encargado
Es importante distinguir dos situaciones:
- Datos de los que somos responsables: los de los visitantes de la web, de las personas de contacto de las empresas interesadas o clientes y de los usuarios que acceden a la aplicación (nombre, email, teléfono, empresa, datos de facturación de la suscripción, registros de acceso). Esta política se refiere a ellos.
- Datos de los que somos encargados: los que cada empresa cliente introduce en la aplicación sobre sus propios clientes, empleados, proveedores y operaciones (fichas de clientes, direcciones, presupuestos, facturas, movimientos bancarios…). De esos datos es responsable la empresa cliente; nosotros los tratamos por su cuenta y siguiendo sus instrucciones, conforme al Contrato de encargo del tratamiento. Si usted es cliente de una empresa que utiliza la aplicación, dirija sus solicitudes a esa empresa.
3. Qué datos tratamos, para qué y con qué base jurídica
| Finalidad | Datos | Base jurídica | Conservación |
|---|---|---|---|
| Atender solicitudes de información, demo, Kit Digital o programa de distribuidores | Nombre, email, teléfono, empresa, provincia, mensaje | Medidas precontractuales a petición del interesado (art. 6.1.b RGPD) y consentimiento (art. 6.1.a) | Hasta 2 años desde el último contacto |
| Alta, gestión y facturación de la cuenta de la empresa cliente (plan, módulos, mandato SEPA, facturas, soporte) | Datos del administrador y de contacto, datos fiscales y bancarios de la empresa, IP y firma del mandato, tickets | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligaciones legales de facturación y contabilidad (art. 6.1.c) | Durante la relación y después los plazos legales (en general 6 años, art. 30 Código de Comercio; 4 años, Ley General Tributaria) |
| Gestión de los usuarios de la aplicación (acceso, sesión, auditoría de acciones, control horario cuando la empresa lo activa) | Nombre, email, teléfono, rol, registros de acceso, dispositivo e IP, acciones realizadas | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) e interés legítimo en la seguridad del servicio (art. 6.1.f) | Durante la vida de la cuenta; registros de acceso y auditoría, 2 años |
| Aceptación y firma de contratos y mandatos | Nombre y NIF del firmante, firma, fecha, IP, navegador | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) y obligación legal (art. 6.1.c) | Durante la relación y 5 años después (prescripción de acciones) |
| Envío de novedades del producto (newsletter) | Consentimiento (art. 6.1.a); clientes: art. 21.2 LSSI-CE | Hasta que retire el consentimiento | |
| Analítica de uso de la web | Cookies analíticas (ver Política de cookies) | Consentimiento (art. 6.1.a; art. 22.2 LSSI-CE) | Según la Política de cookies |
| Atender el ejercicio de derechos y reclamaciones | Datos identificativos y de la solicitud | Obligación legal (art. 6.1.c) | 3 años desde la respuesta |
No tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre las personas ni elaboramos perfiles. Los datos que solicitamos en los formularios marcados como obligatorios son necesarios para atender la petición; sin ellos no podremos atenderla.
4. Destinatarios y encargados
No cedemos datos a terceros salvo obligación legal (administración tributaria, juzgados) o para la gestión de los cobros (entidades bancarias, en el caso de domiciliaciones). Para prestar el servicio utilizamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta como encargados del tratamiento, con contratos conforme al artículo 28 RGPD:
- OVHcloud (OVH Groupe SAS, Roubaix, Francia): servidor dedicado en la Unión Europea gestionado por aColor: alojamiento de la aplicación, bases de datos, ficheros y copias de seguridad (Unión Europea).
- Enable Banking Oy: acceso de solo lectura a los movimientos bancarios (PSD2) cuando la empresa enlaza una cuenta (Finlandia (UE)).
- Meta Platforms Ireland Ltd.: envío de mensajes por WhatsApp Business cuando la empresa activa el módulo (Irlanda (UE)).
- Google Ireland Ltd.: inicio de sesión con cuenta de Google, si el usuario lo elige (Irlanda (UE)).
Los servidores de la aplicación y las copias de seguridad están en la Unión Europea. Si algún proveedor tratara datos fuera del Espacio Económico Europeo, se haría con las garantías del capítulo V del RGPD (decisión de adecuación o cláusulas contractuales tipo). La lectura automática de facturas de proveedores y el asistente de ayuda se realizan con un modelo de inteligencia artificial que se ejecuta en un equipo propio de aColor Software S.L. (no en servicios de terceros): el documento o la pregunta se procesan en memoria durante la lectura y no se conservan en ese equipo.
Asistente de la web pública. Las preguntas que los visitantes hacen al asistente de acolor.es se guardan en el servidor sin nombre, email ni dirección IP durante 30 días (y en el navegador del visitante mientras dure su sesión) y las responde el mismo modelo de inteligencia artificial en un equipo propio, con el contenido publicado de la web. Pedimos no escribir datos personales en ellas. La dirección IP se usa solo, resumida, para limitar el número de preguntas.
Aplicación para móvil (Android y aplicación instalable). La aplicación de TomaTuFactura en Google Play muestra el mismo servicio web, sin datos distintos de los descritos arriba, con estas particularidades:
- Avisos (notificaciones push), solo si el usuario los activa en su dispositivo: se guarda la dirección de entrega que genera el navegador, sus claves de cifrado y una descripción del dispositivo (p. ej. «Chrome · Android»), con la fecha del último aviso. Sirven para avisar de lo que el usuario elige (cobros, presupuestos, mensajes de clientes, facturas escaneadas, avisos antifraude, vencimientos, impuestos). El contenido del aviso viaja cifrado de extremo a extremo a través del servicio de mensajería del navegador (en Android, Firebase Cloud Messaging de Google), que no puede leerlo. Base jurídica: consentimiento (art. 6.1.a RGPD), que se retira desactivando los avisos en Mi cuenta › Notificaciones o en los ajustes del móvil. Se borran al desactivarlos, al cerrar la sesión en ese dispositivo o cuando el servicio de mensajería indica que ya no existen; los avisos enviados se conservan 90 días.
- Trabajo sin conexión: el dispositivo guarda una copia de algunas pantallas (inicio, fichajes, bandeja de gastos, facturas recientes y clientes) durante un máximo de dos días y los fichajes o gastos hechos sin cobertura hasta que se envían. Solo la ve el usuario que tenía la sesión abierta y se borra al cerrar la sesión o al entrar otra persona.
- Ubicación, solo al fichar y si la empresa tiene activado el registro de la ubicación (se conserva 30 días), y cámara, solo cuando el usuario hace una foto de un ticket o una factura. Los permisos los concede el usuario en su móvil y los puede retirar en cualquier momento.
- La aplicación no tiene publicidad, no usa identificadores publicitarios ni comparte datos con terceros con fines comerciales.
5. Derechos
Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento y portabilidad, y retirar el consentimiento en cualquier momento, escribiendo a soporte@tomatufactura.com o por correo postal al domicilio indicado, acompañando un documento que acredite su identidad. Responderemos en el plazo de un mes.
Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa, puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es, C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid). Le agradeceremos que antes nos lo comunique para intentar resolverlo.
6. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo (art. 32 RGPD): cifrado de las comunicaciones (HTTPS), control de acceso por usuario y rol, contraseñas almacenadas con funciones de derivación seguras, registro de actividad, copias de seguridad diarias cifradas y aislamiento de los datos de cada empresa. El detalle para las empresas clientes figura en el Contrato de encargo del tratamiento.
7. Menores
El sitio web y la aplicación se dirigen a empresas y profesionales. No recogemos conscientemente datos de menores de 14 años.
8. Cambios en esta política
Publicaremos en esta página cualquier cambio. Si el cambio afecta a cómo tratamos los datos de los usuarios de la aplicación, se lo comunicaremos a los administradores de las empresas clientes.